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1951年創刊 國家檔案局主管

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公共檔案館的“親民之路”

公共檔案館發展歷程

公共檔案館,顧名思義,是指為社會公眾提供利用服務的檔案館,它一般由國家出資設立,主要保存公共檔案。18世紀末,法國頒布國家檔案館條例,明確國家檔案館向公眾開放的原則,使其具有公共檔案館的特質,檔案只為統治階層提供利用的時代宣告終結。現今,在歐美國家,公共檔案館主要指的是國家檔案館,它既收3在各種公務活動中形成的檔案,并為全體公民提供利用,具有較高的利用率。

在我國,檔案館事業的發展大致是沿著中華人民共和國成立后的發展軌跡展開的。各級國家綜合檔案館基本上成立于20世紀50年代,按上海大學宗培嶺教授的觀點,以檔案館與社會的關系為劃分依據,60幾年來,我國的綜合檔案館大致經歷了三個發展階段,即:封閉階段(20世紀50年代至70年代)、半開放階段(黨的十一屆三中全會后至21世紀初)和公共服務階段(進入21世紀以來)。從上述三個發展階段來看,我國的公共檔案館可謂是改革開放的產物,體現了公眾民主意識的增強,是社會變革發展的大勢所趨。

我國公共檔案館建設嘗新

隨著我國改革開放的深入和政府基本職能的優化,公共綜合檔案館館藏資源結構有所調整,民生類檔案開始受到重視并被接收進館。此時,檔案館不僅僅是只為黨政機關服務的專屬機構,而是逐漸轉變為更多地面向公眾提供查詢利用服務的公共機構。正是在這樣的發展背景下,原有的檔案館軟硬件均已不能滿足保管利用需求,舊貌亟待改變。近年來,借助于計算機和網絡信息技術的快速發展,公共檔案館的建設正在打破傳統綜合檔案館的發展模式,嘗試各種有益的探索,主要表現在以下幾個方面:

第一,檔案館建筑選址。各級綜合公共檔案館新館一般選址在更為親民的文化中心、金融中心或行政服務中心,這些中心區域一般交通便利,配套設施齊全,能極大地方便公眾的查閱利用行為。例如,蘇州市檔案館遷址到與蘇州市博物館相鄰的市民公共文化區;天津泰達檔案館建在天津市經濟技術開發區內的行政、金融和文化中心區域;上海市檔案館外灘新館則建于著名的旅游景點——外灘。選址上的改變直接拉近了公共檔案館與公眾的距離。

第二,優化館藏結構,收集、挖掘民生檔案資源。從原有各類館藏資源中發掘與公眾學習、工作、生活有關的信息資源,對其進行梳理、編研,通過出版各類檔案信息匯編、舉辦各種專題展覽,擴大公共檔案館的社會影響力,提高其在公眾中的受關注程度。此外,在原有接收范圍的基礎上,適度拓展符合公眾利用需求的民生檔案征集工作,豐富館藏資源。

第三,主動介入與社會發展和人民生活息息相關的各項活動。“公共服務型政府”理念的提出深刻地影響著政府各部門,包括檔案部門。近年來,在一些具有一定區域影響力的重要項目和各類活動中,從前端的有效信息采集工作開始到末端的文件整理歸檔,檔案部門不再只是被動地接收、保管相關檔案文件,而是變被動為主動,積極地參與到檔案全過程管理工作中,及時完整地記錄下這些重要事件。例如,在2008年的北京奧運會、2010年的廣州亞運會、僑批檔案的申遺、廈門鼓浪嶼申遺,以及近期興起的記錄城市發展足跡的城市影像工程、海綿城市建設等一系列備受關注的活動和項目中,檔案工作者都能早早地進入角色,為我們的社會發展史做好記錄工作。

第四,擴大“公共服務”這一概念的外延,拓展公共檔案館新功能。一直以來,檔案館的傳統功能在于“管”和“用”,且以“管”為主,因此,在一段較長的歷史時期內,在普通民眾看來,相較于圖書館、博物館等其他公共服務場所,檔案館顯得深不可測,形單影只。在新的歷史條件下,公共檔案館在建設中正努力改變這一狀態,試圖以更加親民的姿態呈現在公眾面前,在原有“保管”和“利用”功能的基礎上,新增學習教育、學術交流、定期辦展、文化休閑等功能。不少公共檔案館開始關注挖掘館藏檔案資源,運用自身資源優勢舉辦各類主題展覽;開設講壇,邀請高校學者和各界名人到館進行學術交流;組織策劃各類學生活動,認真扮演好“學生愛國主義教育基地”的角色。另外,一批原來一直被視為“專業檔案館”,不具備公共服務功能的檔案館,隨著部門職能轉變也開始面向公眾,強化服務。例如:各地城建檔案館利用館藏圖紙優勢,為市民入住新居裝飾裝修提供原始建筑圖;園林檔案館從原來只為園林管理單位服務的部門,轉變為讓市民深度了解園林歷史的一個窗口,這些都體現了檔案館的公共服務性,也更加注重其軟、硬件設施建設,盡力為公眾提供人性化服務。這些舉措增強了公共檔案館與公眾的互動性,提升了檔案館在公眾中的知名度。

第五,加大館藏紙質檔案數字化力度,擴大服務受眾面。緊跟國家信息化的發展趨勢,各級國家公共檔案館越來越重視檔案數字化工作,在保障檔案信息安全的基本前提和保護紙質檔案的基本目標下,在充分考慮資源優化配置的基礎上做好館藏檔案數字化工作,力圖打造一個個功能強大的開放的數字檔案館,真正實現檔案資源館際間無障礙交流,方便公眾查詢利用,發掘檔案潛在利用者,擴大檔案服務受眾面。蘇州市園林檔案館在實現數字化的同時還探索建立了全館網上3D實景展示,將檔案的展示功能擴展到最大限度。

建設中尚存在的問題

上述幾方面的努力雖已初見成效,公眾對“檔案”的認知面在不斷擴大,相較以前更愿意走進檔案館,了解檔案,查閱所需的檔案信息。檔案館已變得不再“神秘”。但是,有一些問題還是值得我們注意。

一是建設和管理經費問題。目前建成的具有明顯“公共”特征、軟件和硬件設施優越的檔案館主要分布于我國經濟較為發達的地區和城市,如此規模的建設和開放運行需要大量的專項資金投入,而這種建設方式在那些欠發達的地區和城市較難推行,普及面不廣。

二是缺乏宏觀層面的總體性規劃。各級公共檔案館由于自身館藏結構側重點不同,所面向的用戶群體是有一定差異的。如省一級館的利用者主要是黨政機關和學者,而市縣一級館的利用者則多數為普通公眾。用戶群體結構上的差異性要求各級公共檔案館在建設過程中,根據實際情況制定出合理的建設規劃,避免毫無頭緒地照搬照抄,既影響了建設效應,又浪費了資源。但是到目前為止,此類的系統規劃尚未正式出臺。

三是檔案數字化程度和質量參差不齊。眾所周知,信息化是大勢所趨,但是,由于各基層檔案室的數字化工作發展不均衡,有不少檔案室甚至還未開展,查閱利用仍以紙質檔案為主,直接影響了各級公共檔案館的數字檔案信息資源利用與共享平臺的建設。其次,掃描完的檔案需要有相對較為準確的目錄標題,才能更好地為公眾提供查閱利用服務,然而,現有的檔案目錄條目存在著諸如目錄標題缺失,表述不完整、不確切等諸多問題,使得檔案利用效果大打折扣。

公共檔案館如何更加親近公眾

隨著“公共服務”理念的深入發展,作為承載了為社會發展留檔存史重任的基地,國家各級檔案館為打造真正意義上的“公共檔案館”,應做更多的努力,探索科學合理的建設途徑。筆者認為,有以下幾個方面的努力可以嘗試:

首先,針對經濟欠發達的地區,在資金有缺口的情況下,因地制宜,制定相應的措施,充分利用現有資源,以改造為先,以改善庫房保管條件和公眾查閱利用條件為主,爭取做到公共服務理念與實際工作齊頭并進,盡可能為公眾提供一個良好的閱讀環境和完整的檔案信息。

其次,對于豐富館藏這一問題,除了沿用一貫的對外有償征集方式之外,應多渠道鼓勵公眾無償捐贈,積極探索捐贈方式、捐贈檔案保管利用方式、激勵形式,增強社會公眾“保護歷史”使命感,讓更多的人自覺地參與到這項長期的活動中來,使社會發展史留存更加完整,公眾與檔案關系更為親密。

再次,用好網絡這一時代利器。在逐步完善館藏檔案全面數字化工作的基礎上,建設檔案信息資源網絡共享利用平臺,有選擇地開放一部分檔案資源全文的網上查閱功能,方便利用者在線查檔;同時,拓展檔案館公共服務功能,將檔案館館藏編研成果,如書籍、展覽等在檔案專業網站上以三維立體的形式呈現給公眾,生動而有趣,拉近了檔案與公眾的距離。

從陌生到熟悉,公共檔案館的建設是一項長期的系統工程。建設前我們需做好規劃,除了在硬件設施方面的改變或改善之外,我們更應該注重的是檔案館軟環境的建設,從館藏內容、資源數據庫、信息挖掘力度、查閱利用手段、管理模式和提供服務方式等方面逐步加以完善,力求打造出一個具有親和力的、設施先進、利用便捷、服務高效的公共檔案館。

作者單位:蘇州市城建檔案館、福建省檔案局

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責任編輯:中國檔案
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